1) Scope & Relationship with Exclusivity Contract

This Policy governs all B2B sales of Awaken matcha and tea tools. If the Client has a signed Exclusive Supply Agreement, that agreement prevails wherever there is any inconsistency. For matters not covered in an Exclusive Agreement, this Policy applies.

2) Eligibility

• Italy: valid Partita IVA.
• EU (outside Italy): valid VIES registration.
• Non-EU: valid proof of business registration.

Awaken may request documentation and may approve or refuse applications at its discretion.

3) Wholesale Options

Exclusive Wholesale Account — 12-month exclusivity; Awaken as sole matcha supplier for Approved Locations. Prices fixed for the contract duration; cumulative volume tiers as per rate sheet. Payment terms: Net 30 (as per Exclusive Agreement). No per-shipment minimum. One annual training session; priority support; co-marketing; manuals.

Standard Wholesale Account — No contract. Payment in advance (bank transfer, PayPal, or card for site orders). Minimum 1 kg per order (any format). Fixed prices per pack; subject to change.

4) Orders, Minimums & Cancellations

Orders are confirmed upon written acceptance of the order/quote (email) by client.

By providing written acceptance of the quote, the Client confirms that they have read, understood, and agree to be bound by the then-current Awaken Wholesale Policy and, where applicable, the Exclusive Supply Agreement.

• Standard: MOQ = 1 kg/order.
• Exclusive: no shipment minimum.
• Orders below MOQ may be accepted only if the Client agrees to pay actual courier costs (no discounted shipping rates) if applicable.
• Once confirmed, orders cannot be cancelled, unless Awaken agrees in writing; if preparation/shipping has started, costs may apply.
• Partial shipments & backorders: Awaken may fulfill orders in partial shipments; backorders will be supplied under the same order conditions unless cancelled in writing before allocation.

Quote validity & market moves: unless otherwise stated, written quotes are generally valid from one harvest season to the next; prices may be adjusted only in cases of extreme raw-material/market increases. Obvious typographical errors may be corrected prior to shipment.

5) Prices, Taxes & Payment

• All prices in EUR. Awaken operates under Italy’s forfettario regime; no VAT applies on invoices.
• EU intra-community: reverse charge with valid VIES. Extra-EU: duties/taxes at Client’s cost; intra-EU no customs.
• Net receipts: payments must arrive net of all bank/FX/intermediary/platform fees. Any shortfall must be settled prior to shipment (Standard) or will be added to the invoice balance (Exclusive).
• Retention of Title: title to goods passes only upon full payment. Until paid, goods remain Awaken’s property and must be kept identifiable and in good condition.

6) Shipping, Delivery & Risk

Fulfilment: dispatch within 1–5 business days of confirmation (and payment, if required). Deliveries Mon–Fri, 09:00–18:00.

Italy

• Milan city limits: free delivery for orders ≥1 kg (may be delivered directly by Awaken); orders <1 kg: €5 flat.
• Rest of Italy: 1–5 kg: free · >5–20 kg: €10 · >20 kg: €15.

Spain

1–5 kg: €7 · 5–10 kg: €10 · 10–20 kg: €15 · >20 kg: at actual courier cost (quote prior to dispatch).

International (outside IT/ES)

• Charged at actual DHL/UPS (or equivalent) rates, quoted before dispatch.
• Incoterms® 2020: DAP (Delivered At Place) unless otherwise agreed in writing.
• Extra-EU duties/taxes at Client’s cost; intra-EU no customs.

Risk transfer

• Awaken-arranged shipping: risk passes at delivery to Client.
• Client-arranged shipping (own courier/pick-up): risk passes upon pick-up from Awaken’s warehouse.
• If the Client authorizes “safe drop” or unattended delivery, risk transfers at the time the carrier records the drop.

Failed delivery / returns

• If a shipment is returned due to wrong address, refusal, or non-collection: Client pays return + re-shipping costs.
• Standard: reship only after these costs are prepaid.
• Exclusive: costs are invoiced with agreed payment terms.

Shipment insurance & signature

Shipments travel under the carrier’s standard liability. Additional transport insurance is available on request and billed at cost.

Temperature control disclaimer (in transit)

Shipments travel under the carrier’s standard conditions. Awaken packs for protection with isothermal bag and refrigerant, but is not responsible for temperature excursions outside its custody.

7) Product Quality, Storage & Shelf Life

Awaken guarantees matcha stored under ideal conditions prior to shipment. Shelf life: minimum 1 year from dispatch, provided correct storage.

Storage best practice

• Keep the main pouch sealed in the fridge at all times; use it only to refill a service container (dark glass/ceramic/stainless steel).
• Service container closed when possible and refrigerated after service.
• Expel air before resealing; keep away from light, heat, temperature swings, air, and strong aromas.
• Freezer (optional): either open/close very quickly, or move pouch freezer → fridge (2 days) → room temp (½ day) before opening. Any in-between opening causes condensation and oxidation.

Traceability & repacking

• The Client must maintain lot/batch traceability for all products served or sold.
• Repacking or resale under a different brand is prohibited without Awaken’s prior written approval. If authorized, the Client is solely responsible for compliant labeling, claims, and local market regulations.

8) Compliance & Recalls

Both parties shall comply with all applicable Italian/EU food safety and hygiene laws, maintaining required registrations/licenses.

Recall/withdrawal: the Client will immediately suspend sales of affected batches, cooperate with Awaken on communications/corrective actions, and assist in reaching affected end-customers as required by food-safety law.

9) Returns & Claims

Matcha (food product): No returns for food-safety reasons. Exception: wrong product delivered — report within 24h with photos; Awaken will replace and reship, or refund if unavailable (refund follows return of the incorrect product).

Damaged pouches: If damage is visible at delivery, do not accept the parcel; photograph immediately and notify Awaken the same day.

Accessories & Tea-ware: Return within 30 days if unused and in original sealed packaging (for food-contact items). Damage/defect must be reported on delivery with photos; replacement provided at no cost.

(All products ship with clear lot and expiry codes.)

10) Training & Support

One annual training session (online or in-person) included for Exclusive Accounts. Sessions scheduled jointly and confirmed in writing; cancellations &lt;48h may incur a fee. All training manuals and materials remain Awaken’s intellectual property.

11) Brand Use

Awaken Matcha may not be rebranded. Where possible, list Awaken Matcha on menus and promotions. Use of name/logo/images requires Awaken’s written approval (approved media available).

12) Community Events

Wholesale partners may request activities (e.g., pop-ups, tastings, workshops) hosted by/ in collaboration with Awaken. Details and feasibility are evaluated case by case on request.

13) Confidentiality

All prices, discounts, and commercial conditions are confidential and may not be disclosed to third parties without Awaken’s written consent.

14) Communications (written)

Official communications (orders, claims, recalls, notices) must be in writing (email, WhatsApp, or equivalent). Screenshots of message threads are acceptable as proof of notice.

15) Limitation of Liability

Awaken’s total liability for any claim related to the products is limited to the value of the goods supplied under the relevant order. Awaken is not liable for indirect or consequential damages (including loss of profit or business).

16) Force Majeure

Awaken is not liable for delays or failures caused by events beyond reasonable control (including strikes, carrier disruptions, customs delays, natural disasters, pandemics).

17) GDPR & Data Use (contracts and orders)

Each party acts as an independent data controller for business contact data used to manage quotes, contracts, orders, deliveries, invoices, recalls, and support. Processing is based on contract performance, legal obligations, and legitimate interests. Data are retained for the time necessary to fulfil legal/contractual duties and then securely deleted or archived per law. Where processors are used, they are bound by GDPR-compliant agreements; transfers outside the EEA (if any) rely on valid safeguards (e.g., SCCs). Data subjects may exercise GDPR rights by written request to the respective party. No marketing uses occur without a valid legal basis.

18) Policy Updates

Awaken may update this Policy to reflect regulatory or operational changes. Material changes will be notified in writing and take effect 15 days after notice; existing confirmed orders remain governed by the prior version.

19) Specs/Substitutions (tools only)

For tea-ware/tools, Awaken may implement non-material changes (e.g., packaging, finish variances) without prior notice. Functional or material changes will be communicated before shipment.

20) Currency & FX

Invoices are payable in EUR. Payment in other currencies requires prior written approval; any FX differences and bank/intermediary fees are borne by the Client.

21) Dispute Escalation (lightweight)

Before court proceedings, the parties will seek an amicable resolution via a written escalation between authorized representatives within 15 days of notice of dispute. Governing law and forum remain as stated.

22) Pricing Flexibility (rare cases)

If current pricing is not workable, the Client may submit a counter-proposal. Awaken may, at its sole discretion and only in rare cases, agree to adjusted terms — provided the proposal aligns with Awaken’s brand values and positioning. No guarantee of acceptance.

23) Language & Jurisdiction

This Policy may be provided in multiple languages; in case of inconsistency, the English/Italian version provided by Awaken prevails.
Governing law: Italy. Exclusive jurisdiction: Courts of Milan.

1) Ambito di applicazione & rapporto con il Contratto di Esclusiva

La presente Policy disciplina tutte le vendite B2B di matcha e strumenti da tè Awaken. Se il Cliente ha sottoscritto un Contratto di Fornitura in Esclusiva, tale contratto prevale in caso di qualsiasi incongruenza. Per gli aspetti non disciplinati dal Contratto di Esclusiva, si applica questa Policy.

2) Requisiti di idoneità

• Italia: Partita IVA valida.
• UE (fuori Italia): registrazione VIES valida.
• Extra-UE: prova valida di registrazione dell’attività.

Awaken può richiedere documentazione e approvare o rifiutare le domande a propria discrezione.

3) Opzioni wholesale

Account Wholesale Esclusivo — Contratto di esclusiva di 12 mesi; Awaken come unico fornitore di matcha per le Sedi Approvate. Prezzi bloccati per tutta la durata del contratto; sconti a scaglioni per volume cumulato secondo listino. Termini di pagamento: 30 giorni data spedizione (Net 30) come da Contratto di Esclusiva. Nessun minimo per spedizione. Una sessione di formazione annuale; supporto prioritario; co-marketing; manuali.

Account Wholesale Standard — Nessun contratto. Pagamento anticipato (bonifico, PayPal o carta per ordini sul sito). Minimo 1 kg per ordine (qualsiasi formato). Prezzi fissi per formato; soggetti a variazione.

4) Ordini, minimi & cancellazioni

Gli ordini si intendono confermati al momento dell’accettazione scritta dell’ordine/preventivo (via email) da parte del Cliente.

Con l’accettazione scritta del preventivo, il Cliente dichiara di aver letto, compreso e di accettare integralmente la Policy di Vendita all’Ingrosso Awaken in vigore e, ove applicabile, il Contratto di Fornitura in Esclusiva.

• Standard: MOQ = 1 kg/ordine.
• Esclusivo: nessun minimo per spedizione.
• Ordini sotto MOQ possono essere accettati solo se il Cliente accetta di pagare i costi di corriere a consuntivo (senza tariffe scontate) se applicabile.
• Una volta confermati, gli ordini non sono cancellabili, salvo accordo scritto di Awaken; se preparazione/spedizione è iniziata, possono applicarsi costi.
• Spedizioni parziali & backorder: Awaken può evadere in più spedizioni; gli articoli in arretrato saranno forniti alle stesse condizioni dell’ordine salvo cancellazione scritta prima dell’assegnazione.

Validità preventivi & variazioni di mercato: salvo diversa indicazione, i preventivi scritti sono in genere validi da una stagione di raccolto alla successiva; i prezzi potranno essere adeguati solo in caso di incrementi estremi dei costi materia prima/mercato. Errori tipografici evidenti possono essere rettificati prima della spedizione.

5) Prezzi, imposte & pagamenti

• Tutti i prezzi in EUR. Awaken opera in regime forfettario italiano; in fattura non si applica IVA.
• Intra-UE: inversione contabile con VIES valido. Extra-UE: dazi/imposte a carico del Cliente; intra-UE nessuno sdoganamento.
• Incassi netti: i pagamenti devono pervenire al netto di commissioni bancarie/FX/intermediari/piattaforme. Eventuali differenze vanno saldate prima della spedizione (Standard) o aggiunte a saldo fattura (Esclusivo).
• Riserva di proprietà: la proprietà delle merci si trasferisce solo al saldo integrale. Fino ad allora restano di Awaken e devono essere conservate identificabili e in buone condizioni.

6) Spedizione, consegna & rischio

Evasione: partenza entro 1–5 giorni lavorativi dalla conferma (e pagamento, se richiesto). Consegne lun–ven, 09:00–18:00.

Italia

• Comune di Milano: consegna gratuita per ordini ≥ 1 kg (possibile consegna diretta Awaken); ordini < 1 kg: €5 flat.
• Resto d’Italia: 1–5 kg: gratis · >5–20 kg: €10 · >20 kg: €15.

Spagna

1–5 kg: €7 · 5–10 kg: €10 · 10–20 kg: €15 · >20 kg: costo corriere a consuntivo (preventivato prima della partenza).

Internazionale (fuori IT/ES)

• Tariffe secondo corrieri DHL/UPS (o equivalenti), quotate prima della partenza.
• Incoterms® 2020: DAP (Delivered At Place) salvo diverso accordo scritto.
• Extra-UE: dazi/imposte a carico del Cliente; intra-UE nessuno sdoganamento.

Trasferimento del rischio

• Spedizione organizzata da Awaken: il rischio passa alla consegna al Cliente.
• Spedizione organizzata dal Cliente (corriere proprio/ritiro): il rischio passa al ritiro presso il magazzino Awaken.
• Se il Cliente autorizza “safe drop” o consegna senza firma, il rischio passa quando il vettore registra il deposito.

Mancata consegna / resi vettore

• In caso di rientro per indirizzo errato, rifiuto o mancato ritiro: il Cliente paga reso + nuova spedizione.
• Standard: nuova spedizione solo dopo il pre-pagamento di tali costi.
• Esclusivo: costi fatturati con i termini contrattuali.

Assicurazione & firma

Le spedizioni viaggiano con la responsabilità standard del corriere. Assicurazione aggiuntiva disponibile su richiesta a costo.

Temperatura in transito (disclaimer)

Le spedizioni viaggiano secondo le condizioni standard del corriere. Awaken imballa per protezione con buste isotermiche e refrigerante, ma non è responsabile di escursioni termiche fuori dalla propria custodia.

7) Qualità prodotto, conservazione & shelf life

Awaken garantisce matcha conservato in condizioni ideali prima della spedizione. Shelf life: minimo 1 anno dalla spedizione, se correttamente conservato.

Buone pratiche di conservazione

• Tenere la busta principale sigillata in frigo in ogni momento; usarla solo per rabboccare un contenitore di servizio (vetro scuro/ceramica/acciaio).
• Contenitore di servizio chiuso quando possibile e in frigo dopo il servizio.
• Espellere l’aria prima di richiudere; tenere lontano da luce, calore, sbalzi termici, aria e odori forti.
• Freezer (opzionale): aprire/chiudere molto rapidamente, oppure spostare la busta freezer → frigo (2 giorni) → temperatura ambiente (½ giornata) prima di aprire. Aperture “intermedie” causano condensa e ossidazione.

Tracciabilità & reimballo

• Il Cliente deve mantenere la tracciabilità lotto dei prodotti serviti/venduti.
• Reimballo o vendita a marchio diverso vietati senza approvazione scritta di Awaken. Se autorizzati, il Cliente è l’unico responsabile di etichettatura conforme, claim e normative locali.

8) Conformità & richiami

Le Parti rispettano le normative alimentari/igienico-sanitarie italiane ed europee, mantenendo registrazioni/licenze richieste.

Richiamo/ritiro: il Cliente sospende immediatamente la vendita dei lotti interessati, coopera con Awaken per comunicazioni/azioni correttive e assiste nel contatto dei clienti finali come richiesto dalla legge sulla sicurezza alimentare.

9) Resi & reclami

Matcha (prodotto alimentare): Nessun reso per motivi di sicurezza alimentare. Eccezione: prodotto errato, segnalare entro 24h con foto; Awaken provvede a sostituzione e rispedizione, o rimborso se non disponibile (il rimborso avviene a seguito del rientro del prodotto errato).

Buste danneggiate: Se il danno è visibile alla consegna, non accettare il pacco; fotografare subito e avvisare Awaken lo stesso giorno.

Accessori & tea-ware: Reso entro 30 giorni se non utilizzati e in confezione originale sigillata (per prodotti a contatto con alimenti). Danno/difetto da segnalare alla consegna con foto; sostituzione gratuita.

10) Formazione & supporto

Una sessione di formazione annuale (online o in presenza) inclusa per gli Account Esclusivi. Le sessioni si pianificano congiuntamente e si confermano per iscritto; cancellazioni &lt;48h possono prevedere un costo. Tutti i manuali e materiali di formazione restano proprietà intellettuale di Awaken.

11) Uso del brand

Awaken Matcha non può essere rimarchiato. Quando possibile, indicare Awaken Matcha su menu e promozioni. L’uso di nome/logo/immagini richiede approvazione scritta di Awaken (materiali approvati disponibili).

12) Eventi community

I partner wholesale possono richiedere attività ospitate e/o in collaborazione da/con Awaken (es. pop-up, degustazioni, workshop). Dettagli e fattibilità sono valutati caso per caso su richiesta.

13) Riservatezza

Prezzi, sconti e condizioni commerciali sono confidenziali e non divulgabili a terzi senza consenso scritto di Awaken.

14) Comunicazioni (per iscritto)

Le comunicazioni ufficiali (ordini, reclami, richiami, notifiche) devono essere per iscritto (email, WhatsApp o equivalente). Sono ammesse screenshot come prova di notifica.

15) Limitazione di responsabilità

La responsabilità complessiva di Awaken per qualsiasi pretesa relativa ai prodotti è limitata al valore delle merci fornite con il relativo ordine. Awaken non risponde di danni indiretti o consequenziali (inclusa perdita di profitto o business).

16) Forza maggiore

Awaken non è responsabile per ritardi/inadempimenti dovuti a cause fuori dal proprio ragionevole controllo (inclusi scioperi, disservizi dei vettori, ritardi doganali, calamità naturali, pandemie).

17) GDPR & uso dei dati (contratti e ordini)

Ciascuna Parte agisce come titolare autonomo per i dati di contatto business utilizzati per preventivi, contratti, ordini, consegne, fatture, richiami e supporto. Il trattamento si basa su esecuzione del contratto, obblighi di legge e legittimo interesse. I dati sono conservati per il tempo necessario agli obblighi legali/contrattuali e quindi cancellati o archiviati secondo norma. Eventuali responsabili sono vincolati da accordi conformi al GDPR; eventuali trasferimenti extra-SEE si fondano su garanzie valide (es. SCC). Gli interessati possono esercitare i diritti GDPR con richiesta scritta alla Parte competente. Nessun uso marketing senza idoneo presupposto giuridico.

18) Aggiornamenti della Policy

Awaken può aggiornare questa Policy per adeguamenti normativi o operativi. Le modifiche rilevanti saranno comunicate per iscritto ed entreranno in vigore 15 giorni dopo la notifica; gli ordini già confermati restano disciplinati dalla versione precedente.

19) Specifiche/Sostituzioni (solo strumenti)

Per tea-ware/strumenti, Awaken può apportare modifiche non sostanziali (es. imballo, finiture) senza preavviso. Modifiche funzionali o sostanziali saranno comunicate prima della spedizione.

20) Valuta & cambi

Le fatture sono pagabili in EUR. Pagamenti in altre valute richiedono approvazione scritta; differenze di cambio e commissioni bancarie/intermediari sono a carico del Cliente.

21) Escalation delle controversie (snella)

Prima di adire le vie legali, le Parti cercheranno una soluzione amichevole tramite escalation scritta tra rappresentanti autorizzati entro 15 giorni dalla notifica della controversia. Legge applicabile e foro restano come indicato.

22) Flessibilità di prezzo (casi rari)

Se il prezzo non è sostenibile, il Cliente può proporre una contro-offerta. Awaken può, a propria discrezione e solo in casi rari, concordare condizioni diverse, purché allineate ai valori e al posizionamento del brand. Nessuna garanzia di accettazione.

23) Lingua & foro competente

La Policy può essere fornita in più lingue; in caso di incoerenze prevale la versione inglese/italiana fornita da Awaken.
Legge applicabile: Italia. Foro esclusivo: Tribunale di Milano.

1) Alcance y relación con el Contrato de Exclusividad

Esta Política rige todas las ventas B2B de matcha y herramientas de té de Awaken. Si el Cliente ha firmado un Contrato de Suministro en Exclusiva, dicho contrato prevalece siempre que exista alguna incoherencia. Para los asuntos no cubiertos en un Contrato de Exclusividad, se aplica esta Política.

2) Requisitos de elegibilidad

• Italia: Partita IVA válida.
• UE (fuera de Italia): registro VIES válido.
• Fuera de la UE: prueba válida de constitución/registro de la empresa.

Awaken puede solicitar documentación y aprobar o rechazar solicitudes a su discreción.

3) Opciones de venta al por mayor (Wholesale)

Cuenta Wholesale Exclusiva: Contrato de exclusividad de 12 meses; Awaken como único proveedor de matcha para las Ubicaciones Aprobadas. Precios fijos durante la vigencia del contrato; escalados de volumen acumulado según la hoja de tarifas. Términos de pago: Net 30 (según el Contrato de Exclusividad). Sin mínimo por envío. Una formación anual; soporte prioritario; co-marketing; manuales.

Cuenta Wholesale Estándar: Sin contrato. Pago por adelantado (transferencia bancaria, PayPal o tarjeta para pedidos en la web). Mínimo 1 kg por pedido (cualquier formato). Precios fijos por formato; sujetos a cambios.

4) Pedidos, mínimos y cancelaciones

Los pedidos se consideran confirmados tras la aceptación por escrito del pedido/presupuesto (email) por parte del cliente.

Al proporcionar la aceptación por escrito del presupuesto, el Cliente confirma que ha leído, comprendido y acepta quedar vinculado por la Política de Wholesale de Awaken vigente y, cuando aplique, por el Contrato de Suministro en Exclusiva.

• Estándar: MOQ = 1 kg/pedido.
• Exclusiva: sin mínimo por envío.
• Los pedidos por debajo del MOQ podrán aceptarse únicamente si el Cliente acepta pagar los costes reales de mensajería (sin tarifas de envío con descuento) cuando corresponda.
• Una vez confirmados, los pedidos no pueden cancelarse, salvo acuerdo por escrito de Awaken; si la preparación/envío ya ha comenzado, pueden aplicarse costes.
• Envíos parciales y backorders: Awaken puede servir pedidos en envíos parciales; los backorders se suministrarán bajo las mismas condiciones del pedido salvo cancelación por escrito antes de su asignación.

Validez de presupuestos y movimientos de mercado: salvo indicación en contrario, los presupuestos escritos son, por lo general, válidos de una temporada de cosecha a la siguiente; los precios podrán ajustarse solo en casos de incrementos extremos de materia prima/mercado. Los errores tipográficos evidentes podrán corregirse antes del envío.

5) Precios, impuestos y pagos

• Todos los precios en EUR. Awaken opera bajo el régimen forfettario italiano; no se aplica IVA en las facturas.
• Operaciones intracomunitarias UE: inversión del sujeto pasivo con VIES válido. Fuera de la UE: aranceles/impuestos a cargo del Cliente; dentro de la UE no hay aduanas.
• Ingresos netos: los pagos deben recibirse netos de tasas bancarias/divisa/intermediarios/plataformas. Cualquier diferencia deberá regularizarse antes del envío (Estándar) o se añadirá al saldo de la factura (Exclusiva).
• Reserva de dominio: la titularidad de los bienes solo se transmite tras el pago íntegro. Hasta entonces, los bienes siguen siendo propiedad de Awaken y deberán mantenerse identificables y en buen estado.

6) Envío, entrega y riesgo

Procesamiento: salida dentro de 1–5 días laborables desde la confirmación (y pago, si corresponde). Entregas Lun–Vie, 09:00–18:00.

Italia

• Término municipal de Milán: entrega gratuita para pedidos ≥ 1 kg (Awaken puede entregar directamente); pedidos < 1 kg: 5 € tarifa fija.
• Resto de Italia: 1–5 kg: gratis · >5–20 kg: 10 € · >20 kg: 15 €.

España

1–5 kg: 7 € · 5–10 kg: 10 € · 10–20 kg: 15 € · >20 kg: coste real de mensajería (presupuesto previo al envío).

Internacional (fuera de IT/ES)

• Tarifas reales de DHL/UPS (o equivalente), presupuestadas antes del envío.
• Incoterms® 2020: DAP (Delivered At Place) salvo acuerdo escrito en contrario.
• Fuera de la UE: aranceles/impuestos a cargo del Cliente; dentro de la UE no hay aduanas.

Transmisión del riesgo

• Envío organizado por Awaken: el riesgo se transmite en la entrega al Cliente.
• Envío organizado por el Cliente (mensajero propio/recogida): el riesgo se transmite en la recogida en el almacén de Awaken.
• Si el Cliente autoriza “safe drop” o entrega sin firma, el riesgo se transmite en el momento en que el transportista registra el depósito.

Entrega fallida / devoluciones

• Si un envío es devuelto por dirección incorrecta, rechazo o no recogida: el Cliente paga devolución + reexpedición.
• Estándar: reexpedición solo tras el prepago de dichos costes.
• Exclusiva: los costes se facturan con los términos pactados.

Seguro de envío y firma

Los envíos viajan bajo la responsabilidad estándar del transportista. Seguro adicional disponible a petición y facturado a coste.

Aviso sobre control de temperatura (en tránsito)

Los envíos viajan bajo las condiciones estándar del transportista. Awaken embala para protección con bolsa isotérmica y refrigerante, pero no es responsable de excursiones de temperatura fuera de su custodia.

7) Calidad del producto, almacenamiento y vida útil

Awaken garantiza matcha almacenado en condiciones ideales antes del envío. Vida útil: mínimo 1 año desde el envío, siempre que se almacene correctamente.

Mejores prácticas de almacenamiento

• Mantener la bolsa principal sellada en el frigorífico en todo momento; usarla solo para rellenar un recipiente de servicio (vidrio oscuro/cerámica/acero inoxidable).
• El recipiente de servicio debe cerrarse cuando sea posible y refrigerarse tras el servicio.
• Expulsar el aire antes de volver a sellar; mantener alejado de la luz, el calor, cambios de temperatura, aire y olores intensos.
• Congelador (opcional): abrir/cerrar muy rápidamente, o bien pasar la bolsa congelador → frigorífico (2 días) → temperatura ambiente (½ día) antes de abrir. Cualquier apertura “intermedia” provoca condensación y oxidación.

Trazabilidad y reenvasado

• El Cliente debe mantener la trazabilidad de lote/partida de todos los productos servidos o vendidos.
• El reenvasado o la reventa bajo otra marca está prohibido sin la aprobación previa por escrito de Awaken. Si se autoriza, el Cliente es el único responsable del etiquetado conforme, las alegaciones y la normativa local aplicable.

8) Cumplimiento y retiradas

Ambas partes cumplirán con todas las leyes aplicables de seguridad e higiene alimentaria de Italia/UE, manteniendo los registros/licencias requeridos.

Retirada/recall: el Cliente suspenderá inmediatamente la venta de los lotes afectados, cooperará con Awaken en las comunicaciones y acciones correctivas, y asistirá para contactar a los clientes finales según lo exija la ley de seguridad alimentaria.

9) Devoluciones y reclamaciones

Matcha (producto alimentario): No se aceptan devoluciones por motivos de seguridad alimentaria. Excepción: producto equivocado — notificar en 24 h con fotos; Awaken reemplazará y reexpedirá, o reembolsará si no estuviera disponible (el reembolso procede tras la devolución del producto incorrecto).

Bolsas dañadas: Si el daño es visible en la entrega, no aceptar el paquete; fotografiar de inmediato y notificar a Awaken el mismo día.

Accesorios y tea-ware: Devolución dentro de 30 días si sin usar y en empaque original sellado (para artículos en contacto con alimentos). Los daños/defectos deben notificarse en la entrega con fotos; se proporcionará sustitución sin coste.

(Todos los productos se envían con lote y fecha de caducidad claramente indicados.)

10) Formación y soporte

Una sesión anual de formación (online o presencial) incluida para Cuentas Exclusivas. Las sesiones se programan conjuntamente y se confirman por escrito; las cancelaciones con &lt;48 h pueden conllevar una tasa. Todos los manuales y materiales de formación siguen siendo propiedad intelectual de Awaken.

11) Uso de la marca

Awaken Matcha no puede ser re-marcado. Cuando sea posible, indique Awaken Matcha en menús y promociones. El uso del nombre/logo/imágenes de Awaken requiere aprobación escrita (material oficial disponible).

12) Eventos comunitarios

Los socios wholesale pueden solicitar actividades (p. ej., pop-ups, catas, talleres) organizadas por/en colaboración con Awaken. Los detalles y la viabilidad se evalúan caso por caso previa solicitud.

13) Confidencialidad

Todos los precios, descuentos y condiciones comerciales son confidenciales y no pueden divulgarse a terceros sin el consentimiento escrito de Awaken.

14) Comunicaciones (por escrito)

Las comunicaciones oficiales (pedidos, reclamaciones, retiradas, avisos) deben realizarse por escrito (email, WhatsApp o equivalente). Se aceptan capturas de pantalla como prueba de notificación.

15) Limitación de responsabilidad

La responsabilidad total de Awaken por cualquier reclamación relacionada con los productos se limita al valor de los bienes suministrados en el pedido correspondiente. Awaken no responde por daños indirectos o consecuenciales (incluida la pérdida de beneficio o negocio).

16) Fuerza mayor

Awaken no es responsable de retrasos o incumplimientos debidos a causas fuera de su control razonable (incluyendo huelgas, incidencias del transportista, retrasos aduaneros, desastres naturales, pandemias).

17) RGPD y uso de datos (contratos y pedidos)

Cada parte actúa como responsable del tratamiento independiente para los datos de contacto profesionales utilizados para presupuestos, contratos, pedidos, entregas, facturas, retiradas y soporte. El tratamiento se basa en la ejecución del contrato, obligaciones legales e intereses legítimos. Los datos se conservan el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales/contractuales y luego se eliminan o archivan de forma segura conforme a la ley. Cuando se empleen encargados del tratamiento, estarán sujetos a acuerdos conformes al RGPD; las transferencias fuera del EEE (si las hubiera) se basan en garantías válidas (p. ej., SCCs). Los interesados pueden ejercer sus derechos RGPD mediante solicitud escrita a la parte correspondiente. No se realizan usos de marketing sin base jurídica válida.

18) Actualizaciones de la Política

Awaken puede actualizar esta Política para reflejar cambios normativos u operativos. Los cambios materiales se notificarán por escrito y entrarán en vigor 15 días después del aviso; los pedidos ya confirmados siguen regidos por la versión anterior.

19) Especificaciones/Sustituciones (solo herramientas)

Para tea-ware/herramientas, Awaken puede aplicar cambios no materiales (p. ej., embalaje, acabados) sin previo aviso. Los cambios funcionales o materiales se comunicarán antes del envío.

20) Divisa y tipo de cambio

Las facturas son pagaderas en EUR. El pago en otras divisas requiere aprobación previa por escrito; cualquier diferencia de cambio y comisiones bancarias/intermediarios corren por cuenta del Cliente.

21) Escalado de disputas (ligero)

Antes de acudir a los tribunales, las partes buscarán una solución amistosa mediante un escalado por escrito entre representantes autorizados dentro de los 15 días siguientes al aviso de disputa. La ley aplicable y el fuero permanecen como se indica.

22) Flexibilidad de precios (casos raros)

Si el precio actual no es viable, el Cliente puede presentar una contraoferta. Awaken puede, a su sola discreción y solo en casos raros, aceptar condiciones ajustadas — siempre que la propuesta se alinee con los valores y el posicionamiento de la marca. No hay garantía de aceptación.

23) Idioma y jurisdicción

Esta Política puede proporcionarse en varios idiomas; en caso de incoherencia, prevalece la versión inglés/italiano proporcionada por Awaken.
Ley aplicable: Italia. Jurisdicción exclusiva: Tribunales de Milán.